Excel-Tabellen zu pflegen und mit Papierdokumenten zu arbeiten, kostet Zeit. Mit einer digitalen HR-Software lassen sich anfallende Prozesse automatisieren.
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Der Alltag in der Personalabteilung birgt einige Herausforderungen, wenn sich Mitarbeitende mit ineffizienten Arbeitsabläufen konfrontiert sehen. Noch immer setzen viele Unternehmen auf manuelle Prozesse, die nicht nur Ressourcen verschwenden, sondern auch Nerven kosten. Wer hat sich da nicht schon einmal gewünscht, Papierstapel und unübersichtliche Excel-Tabellen gegen smartere Abläufe zu tauschen? Die Lösung liegt auf der Hand: Mit einer digitalen HR-Software lassen sich die täglichen Prozesse automatisieren und übersichtlich in einer zentralen Plattform bündeln.
Insbesondere vier Bereiche können von einer digitalen HR-Lösung profitieren – und sogar die Zufriedenheit im Team nachhaltig steigern.
1. Digitale Personalakte inklusive Dokumentenmanagement
Die Pflege und Verwaltung von teambezogenen Daten in physischen Akten oder Excel-Tabellen ist aufgrund der hohen Fehleranfälligkeit heute nicht mehr zeitgemäß. Eine digitale Personalakte ermöglicht es dagegen, alle wichtigen Informationen und Dokumente zentral und sicher zu speichern. Daten von Mitarbeitenden, Verträge, Zertifikate sowie andere Dokumente sind dadurch jederzeit zugänglich und können einfach und zeitsparend aktualisiert werden. Dies sorgt nicht nur für mehr Transparenz und eine bessere Organisation, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand erheblich.
2. Abwesenheiten und Urlaub mit Kalender und Arbeitszeitmodellen
Abwesenheiten und Urlaube zu verwalten, kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere wenn verschiedene Arbeitszeitmodelle und Feiertagsregelungen berücksichtigt werden müssen. Eine digitale HR-Software bietet integrierte Kalenderfunktionen, mit denen sich Abwesenheiten und Urlaube effizient planen und verwalten lassen. Durch individuelle Arbeitszeitmodelle und die automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen wird der einst aufwendige Prozess heutzutage durch die richtigen Tools zusätzlich vereinfacht.
3. Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive einfachem Datenexport
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert in jedem Unternehmen viel Genauigkeit. Eine digitale HR-Lösung unterstützt bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und ermöglicht einen einfachen Datenexport für externe Dienstleistende oder die Weiterverarbeitung in anderen Systemen. Dadurch wird die Abrechnung effizienter und typische Fehlerquellen lassen sich minimieren.
4. Zeiterfassung mit individuellen Pausen- und Überstundenregelungen
Eine präzise Zeiterfassung durch die Mitarbeitenden ist ein maßgeblicher Faktor für eine funktionierende Planung im Team. Mit einer digitalen HR-Software wie Ninox HR können Arbeitszeiten einfach getrackt und individuelle Pausen- und Überstundenregelungen berücksichtigt werden. Dies sorgt für eine genaue Abrechnung und ermöglicht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und betrieblicher Regelungen.
Der Wechsel zum digitalen Personalmanagement führt nicht nur zu einer effizienteren und transparenteren Verwaltung, die Zeit und Ressourcen spart – sie stärkt auch das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Smarte digitale HR-Lösungen haben für Teammitglieder den Vorteil, dass sich Arbeitszeiten flexibel erfassen lassen und auch die Urlaubsplanung einfacher abgewickelt werden kann. So lässt sich Ärger auf beruflicher und zwischenmenschlicher Ebene vermeiden und das Betriebsklima profitiert von transparenten und fairen Abläufen.
Source: businessinsider.de