#Gastbeitrag – Tool Overload: Warum mehr Software euch langsamer macht und Investoren nervös

In meiner Arbeit mit Startups, Scale-ups und VC-/PE-Portfoliounternehmen sehe ich ein wiederkehrendes Muster: Nicht fehlende Digitalisierung ist das Problem, sondern fehlende Architektur. Ein Gastbeitrag von Alina Nauen (torq.partners)

Startups lieben Tools. Ein neues Tool verspricht Transparenz, Geschwindigkeit und Skalierung. Und für jedes Problem gibt es eine Tool-Lösung: Accounting, Invoicing, Spend Management, Human Resources, Business Intelligence, Forecasting, Reporting für Investoren. Trotzdem stehen viele Startups nach wenigen Jahren vor einem paradoxen Ergebnis: Sie haben immer mehr Systeme, aber gleichzeitig weniger Überblick.

In meiner Arbeit mit Startups, Scale-ups und VC-/PE-Portfoliounternehmen sehe ich ein wiederkehrendes Muster: Nicht fehlende Digitalisierung ist das Problem, sondern fehlende Architektur.

Tool Overload ist kein Effizienzproblem, sondern ein Steuerungsrisiko

In der Anfangsphase zählt für Gründer und Gründerinnen Pragmatismus: Eine Excel-Tabelle, ein schlankes Accounting-Tool, ein CRM und dann reicht das erst einmal. Doch mit dem Wachstum steigen die Anforderungen. Investoren erwarten ein belastbares Reporting, der Cash Runway muss jederzeit klar sein, Internationalisierung und Personalplanung kommen hinzu, Prüfungen stehen an.

Was in der Realität häufig passiert: Neue Tools werden eingeführt, um akute Probleme zu lösen. Alte Systeme bleiben parallel bestehen. Schnittstellen sind unvollständig oder werden manuell gepflegt. Und zentrale Kennzahlen werden je nach Tool unterschiedlich definiert. Das Resultat: mehr Daten, aber keine verlässliche Grundlage.

Für Gründer bedeutet das operative Unsicherheit. Für CFOs schwindet die Kontrolle und für Investoren ist es ein klares Warnsignal. Denn wenn Umsatz, Cash und KPIs je nach Quelle variieren, leidet nicht nur die Qualität des Reportings, sondern das Vertrauen insgesamt. 

Automatisierung verstärkt Strukturschwächen 

Technologie ist kein Pflaster. Sie ist ein Verstärker. Wenn wir uns im Finanzbereich die Logik anschauen, können wir diese folgendermaßen herunterbrechen: 

• Unklare Prozesse + Automatisierung = schnelleres Chaos.
• Uneinheitliche Stammdaten + BI-Tool = hübsche, aber falsche Dashboards.
• Unklare Ownership + neue Tools = Schattenprozesse.

Gerade bei der Einführung von Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) zeigt sich dieses Spannungsfeld besonders deutlich. Werden sie zu früh eingeführt, überfordern sie Organisation und Datenmodell. Erfolgt die Einführung zu spät, haben Teams längst eigene Workarounds etabliert, auf denen inzwischen kritische Prozesse beruhen.

In beiden Fällen entstehen Übergangsphasen mit:

• Mehreren Datenquellen für denselben KPI
• Manuell „abgestimmten“ Reports
• Forecasts, die eher Meinung als Modell sind

Was VCs wirklich sehen (und was sie misstrauisch macht)

Investoren fragen selten nach der Anzahl eingesetzter Tools. Entscheidend ist etwas anderes: die Konsistenz der Zahlen, die Reproduzierbarkeit der Reports, die Nachvollziehbarkeit von Abweichungen sowie die Geschwindigkeit, mit der Ad-hoc-Fragen beantwortet werden können.

Ein Tool-Stack, der nur vom Finance-Team verstanden wird oder dauerhaft manuelle Korrekturen erfordert, ist nicht skalierbar und das unabhängig davon, wie modern er auf den ersten Blick wirkt.

Besonders deutlich wird das in Due-Diligence- oder Follow-on-Phasen. Was zuvor funktionierte, gerät plötzlich unter Druck: Einfache Fragen benötigen Tage statt Stunden, und Kennzahlen aus Pitch, Monatsreport und Accounting weichen voneinander ab.

Die eigentliche Frage ist nicht „Welches Tool?“, sondern „Wann und wofür?„

Die entscheidende Frage für CFOs lautet daher nicht, welches Tool das beste ist. Sondern welches Problem in der aktuellen Unternehmensphase gelöst wird und welches man sich damit womöglich neu schafft.

Eine tragfähige Entscheidungslogik orientiert sich an drei Faktoren: 

• an der Unternehmensphase und ihrer Komplexität, etwa Teamgröße, Internationalität oder Produktstruktur; 
• an der Integrationsfähigkeit der Systeme, also klaren Datenflüssen, belastbaren Schnittstellen und eindeutiger Ownership; 
• sowie an den Anforderungen an Governance, etwa durch Investoren, Audits oder geplante Skalierung.

Nicht jedes Startup braucht früh ein ERP-System. Aber jedes wachsende Unternehmen braucht ein klares Datenmodell, sauber definierte KPIs und eindeutige Verantwortlichkeiten.

Die richtige Reihenfolge: Architektur vor Tool-Auswahl

Erfolgreiche Finance-Setups folgen fast immer derselben Logik. Zunächst werden Prozesse klar definiert: Wer ist wofür verantwortlich, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Ziel. Darauf aufbauend werden KPIs und Datenmodelle festgelegt und eine stabile manuelle Basis geschaffen, auf die Verlass ist.

Erst dann folgt die gezielte Automatisierung. Systeme werden integriert, und schließlich dienen ERP- und Business-Intelligence-Lösungen als belastbares Rückgrat der Finanzorganisation.

Alles andere ist kosmetische Digitalisierung und schadet oft mehr, als dass es nützt. 

Tool-Vielfalt ist kein Fortschritt, sondern ein Signal 

Tool Overload ist kein Zeichen von Innovation, sondern von fehlender Priorisierung. Für Startups und Scale-ups geht es nicht um Verzicht auf Technologie, sondern um bewusste Architektur. Erst wenn Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten klar sind, entfalten Tools ihren Hebel. Und erst dann wird Finance vom Reporting-Blocker zum strategischen Enabler für Founder, Management und Investoren.

Über die Autorin
Alina Nauen ist eine erfahrene Finanzexpertin und Managing Partnerin bei torq.partners, einer Boutique-Beratung für CFO Services, Accounting und Controlling. Als Interim CFO begleitet sie wachstumsstarke Startups und Scale-ups beim Aufbau skalierbarer Finanzstrukturen, fundierter Steuerungssysteme und transparenter Reporting-Prozesse. Mit über zehn Jahren Erfahrung in Finance-Führungsrollen, u. a. in SaaS, E-Commerce und FinTech, verfügt sie über tiefgreifendes Know-how in Finanzierung, Controlling und der Implementierung moderner Tools und Prozesse. Ihren Karriereweg startete sie bei UniCredit und Delivery Hero und sammelte später umfassende Expertise als Projektleiterin und CFO in verschiedenen Unternehmen.

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Foto (oben): Shutterstock

Source: deutsche-startups.de