Tools wie ChatGPT gehören für viele Menschen längst zum Alltag. Auch im Job gibt es viele Anwendungsmöglichkeiten. Doch ob – und wenn ja, wie – KI dort zum Einsatz kommt, kann sich von Fall zu Fall stark unterscheiden. In einer neuen Studie hat das Bonner Institut für Mittelstandsforschung (IfM) sieben Unternehmen genauer unter die Lupe genommen und untersucht, wo KI dort heute schon Aufgaben übernimmt, welche Abläufe sich dadurch verändern – und an welchen Stellen neue Anforderungen entstehen.
Teilgenommen haben Unternehmen aus dem verarbeitenden Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen und Handwerk mit bis zu 180 Beschäftigten. Zudem befragten die Studienautoren zwölf Fachleute aus der Wissenschaft, von Kammern oder Verbänden, der Wirtschaft und öffentlichen Einrichtungen. Laut IfM nutzte im Jahr 2025 rund jedes vierte kleine oder mittlere Unternehmen in Deutschland KI in seinem Betrieb; im Vorjahr seien es 19 Prozent gewesen, heißt es in einer Mitteilung des Instituts unter Verweis auf die Auswertung von Sekundärdaten.
Aktuell diene KI in kleineren und mittleren Unternehmen vor allem dazu, „die Beschäftigten bei zeit- und ressourcenintensiven Tätigkeiten zu entlasten“, sagt Studienautor Jonas Löher. In den untersuchten Unternehmen beobachteten die IfM-Forscher vor allem eine recht pragmatische Nutzung von KI als unterstützendes Tool. In Steuerkanzleien zum Beispiel werde KI genutzt, um Routineaufgaben wie Buchungs- und Belegverarbeitung zu automatisieren und Recherchen zu beschleunigen. Im verarbeitenden Gewerbe komme KI etwa in der Qualitätskontrolle zum Einsatz, wenn Produktionsdaten nach Mustern, Zusammenhängen und Abweichungen durchsucht würden. Und im Handwerk unterstützten KI-Systeme die Organisation – von der Routenplanung bis zur Telefonassistenz.
KI nimmt Arbeit ab – und schafft neue Arbeit
Was zunächst nach Entlastung klingt, kann nach Lesart der IfM-Forscher mit Blick auf den Fachkräftemangel aber eher eine Verschiebung des Problems darstellen. Denn durch Künstliche Intelligenz lasse sich nicht einfach Arbeit einsparen, sie verändere diese. Routinen würden seltener, dafür gewännen Kontrolle, Einordnung und Entscheidung an Gewicht. Der Fachkräftemangel verschwindet demnach nicht, sondern verschiebt sich potentiell, da es mehr Menschen braucht, die Systeme auswählen, steuern und Ergebnisse fachlich bewerten könnten.
Noch aber hakt es offenbar vielerorten an ganz anderer Stelle. In der IfM-Studie ist zum Beispiel von Vorbehalten der Belegschaften die Rede. Zum Teil herrsche Unsicherheit angesichts der Vielzahl von Angeboten, auch gibt es den Erkenntnissen zufolge offene Fragen in Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit.
Sorgen um die Datensicherheit
Oft scheitert der Schritt über Pilotanwendungen hinaus zudem an einer Grundvoraussetzung, betonen die Autoren: Daten seien nicht verfügbar, nicht in ausreichender Qualität oder nur mit erheblichem Aufwand nutzbar zu machen. Damit aus Skepsis keine Blockadehaltung werde, braucht es aus Sicht des IfM auch klare rechtliche Rahmenbedingungen. Um mittelständischen Unternehmen Sorgen hinsichtlich der Datensicherheit zu nehmen, sollten in Europa nun die Voraussetzungen geschaffen werden, „damit die Unternehmen KI-Anwendungen sicher und selbstbestimmt nutzen können“, sagt Löher.
Wo KI trotz dieser potentiellen Hürden eingeführt wird, lässt sich das der Studie zufolge vor allem mit personellen Engpässen und Wettbewerbsdruck erklären. Und nicht zuletzt hängt viel an der Chefetage – eine digitale Affinität der Unternehmensführung erhöhe die Bereitschaft, Potentiale zu prüfen und Anwendungen tatsächlich umzusetzen, heißt es in der Studie.