Benötigt ein Startup verschmelzen Aufsichtsrat oder Beirat? – deutsche-startups.de

In Startup-Sachverhalten sind eine Unternehmergesellschaft und eine GmbH im Gegensatz zur Aktiengesellschaft nicht gesetzlich verpflichtet, ein Überwachungsorgan wie verschmelzen Beirat oder Aufsichtsrat für jedes die Geschäftsführung einzurichten. 

In diesem Gastbeitrag wird erläutert, warum sich Gesellschafter von Startups ohne Zwang für jedes die Einrichtung eines Beirats oder Aufsichtsrats (im Englischen genauso “BOARD” oder “ADVISORY BOARD”) entscheiden könnten. Obwohl die Begriffe Beirat und Aufsichtsrat vielmals synonym verwendet werden, ist in diesem Kontext dieser Begriff “Beirat” passender. 

Der schwache und dieser starke Beirat

Der Beirat wie optionales Gremium kann je nachher Erfordernis im Startup im Sinne eines starken oder schwachen Beirats mit unterschiedlichen Rechten und Pflichten ausgestaltet werden.

Der schwache- oder schuldrechtliche Beirat hat dann in dieser Regel eine rein beratende Funktion und wird genauso wie beratender Beirat oder wissenschaftlicher Beirat bezeichnet und kann genauso wie reines Expertengremium ausgestaltet werden.

Allerdings ist genauso im Kontext dem schwachen bzw. schuldrechtlichen Beirat (und beim starken bzw. satzungsgemäßen Beirat sowieso) für jedes ein professionelles Setup zu empfehlen mindestens drei rechtliche Dokumente zu erstellen. Den Rahmen dieser Beiratstätigkeit setzt die „Geschäftsordnung des Beirats“ und/oder wird in dieser Satzung festgesetzt oder ergänzt. Diese Geschäftsordnung des Beirats sowie jede Bestellung eines Beiratsmitglieds sollten von den Gesellschaftern in dieser Gesellschafterversammlung des Startups per Gesellschafterbeschluss beschlossen werden. Parallel zum Bestellungsbeschluss sollte genauso ein Dienstvertrag mit jedem Beiratsmitglied verriegelt werden.

Einige Gründer bezeichnen im Pitch-Deck oder gen dieser Webseite Personen wie Beirat, ohne irgendetwas Beirats-Setup geschaffen zu nach sich ziehen. Sie wollen dann im Prinzip vielmehr darstellen, dass sie Personen dasjenige Startup unterstützt. Auch ich wurde schon häufiger von Gründern wie Beiratsmitglied bezeichnet oder im Pitch-Deck abgebildet, manchmal sogar ohne dass dies explizit angefragt wurde.

Die Geschäftsordnung des Beirats enthält Regelungen zu dieser Anzahl dieser Sitzungen, deren Einberufung, Beschlussfähigkeit, Beschlussfassung, Abstimmungsverhältnisse, Vertretung, Niederschriften und Berichtspflichten gegensätzlich dieser Gesellschafterversammlung, sowie Regelungen zu Schweigepflicht und Rückgabepflichten.

Der schuldrechtliche Beirat kann ohne Beteiligung eines Notars mit Möbeln ausgestattet werden, dass die Satzung dazu nicht geändert werden muss.

Im formalistischeren satzungsmäßigen starken Beirat sieht die Satzung des Startups den Beirat wie zusätzliches Gesellschaftsorgan vor. Ein solcher Beirat kann nicht nur gemeinsam nachdenken, sondern genauso Corporate Governance-Funktion übernehmen und damit bindende Entscheidungsbefugnisse erhalten, soweit dies die Satzung spezifisch ist und sie Entscheidungsbefugnisse nicht zwingend anderen Organen zugewiesen sind (z.B.  Satzungs- und Strukturänderungen, die zwingend den Gesellschaftern in dieser Gesellschafterversammlung vorbehalten sind). Daher wird er genauso wie starker Beirat bezeichnet.

Die Satzung des Startups kann schon zahlreiche konkrete Regelungen enthalten, oder sich schlicht gen die Ermächtigung knausern, verschmelzen Beirat zu implementieren.

Um verschmelzen satzungsmäßigen Beirat einzurichten, muss in dieser Regel die Satzung des Startups geändert werden, welches im Kontext Kapitalgesellschaften nur durch kostenpflichtige notarielle Beurkundung möglich ist. Daher bietet es sich im Kontext dieser Gründung dieser GmbH an, den Beirat in dieser Satzung mit einer Klausel schon anzulegen, genauso wenn noch gar keine Beiratsmitglieder gefunden wurden.

Beispiel für jedes eine minimale Beiratsklausel in dieser Satzung im Kontext dieser Gründung; §5 Beirat

1. Die Gesellschafterversammlung kann mit einer Mehrheit von 75 Prozent aller vorhandenen Stimmen die Einrichtung eines Beirates zur Beratung und/oder Überwachung dieser Geschäftsführung festlegen. § 52 GmbHG gilt nicht.

2. Die Aufgaben und die Befugnisse sind in diesem Falle in einer Beiratsordnung durch Beschluss dieser Gesellschafterversammlung festzulegen. Z. Hd. den Beschluss ist eine Mehrheit zufolge Abs. 1 erforderlich.

Hinweis zu § 52 Abs. 1 GmbHG: Der ausdrückliche Hinweis dasjenige die Regelung des § 52 Abs.?1 GmbHG keine Anwendung findet, ist wichtig, damit die Gesellschaft nicht gut die Verweisungsregelung aus §?52 GmbHG ungewollt den strengen aktienrechtlichen Vorschriften zum Aufsichtsrat unterfällt.

X-fach wird beim starken Beirat ein Katalog mit speziellen Geschäftsführungsmaßnahmen erstellt, die dieser Zustimmung des Beirats benötigen. Manchmal ist es genauso vorteilhafter für jedes die Gründer, die Zustimmungsrechte, anstatt dem Investor dem Beirat zuzustehen, dieser vielmals (zumindest teilweise) genauso die Gründerinteressen vertritt. Weiterhin kann dieser Beirat genauso die Geschäftsführung beaufsichtigen und Schiedsrichterfunktion im Kontext Gesellschafterstreitigkeiten und Informationsrechte handhaben.

Praxisbeispiele für jedes Zustimmungsvorbehalte sind:

• Genehmigung des Budgets, Jahresplanung (Erfolgs-, Finanz- und Investitionsplan) sowie deren Änderungen und Überschreitungen,
• Gründung von Tochtergesellschaften und Zweigniederlassungen,
•  Aufnahme und Gewährung von größeren Darlehen,
• Einführung und Wandel von Mitarbeiterbeteiligungen,
• Aufnahme neuer Produkte und Produktionen sowie deren Aufgabe,
• Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern, 
• Entlastung dieser Geschäftsführer, 
• Erteilung oder Entzug von Prokuren,
• Einräumung von Alleinvertretungsbefugnis,
• Ermächtigung zum Erlass einer Geschäftsordnung für jedes die Geschäftsführer,
• Errichtung, Wandel oder Beendigung stiller Gesellschaften am Handelsgeschäft dieser Gesellschaft oder von partiarischen Darlehen sowie die Zusage von Gewinnbeteiligungen in Arbeits- oder Dienstverträgen;
• Erwerb und Veräußerung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens sowie sonstige Investitionen, soweit im Einzelfall ein vom Beirat festgelegter Betrag überschritten wird;
• Abschluss, Fortsetzung oder Beendigung von Miet- oder Pachtverträgen gut Grundstücke, 
• Abschluss, Wandel oder Beendigung von Verträgen, die den Erwerb, die Nutzung oder die Veräußerung von gewerblichen Schutzrechten, Know-how, Rezepturen oder ähnlichen Rechten zurechenbar sein, sowie Abschluss, Wandel oder Beendigung von Aktiv- oder Passivlizenzverträgen; ausgenommen sind Software-/Hardware-Lizenzen zur Unterstützung bestehender Anwendungen;
• Abschluss oder Wandel von Dienstverträgen mit Personen, deren jährliche Gesamtvergütung verschmelzen vom Beirat festgelegten Betrag überschreitet;
• Verträge mit Gesellschaftern oder mit den Geschäftsführern oder Angehörigen dieser vorgenannten Personen i. Sulfur. d. § 15 AO,
• Vorhut von gerichtlichen Rechtsstreitigkeiten und Einleitung von Rechtsbehelfsverfahren gegen Behördenentscheidungen,

Wann sollte dieser Beirat mit Möbeln ausgestattet werden?

X-fach wird ein Beirat spätestens nachher einer Finanzierungsrunde gen Verlangen eines professionellen Investors mit Möbeln ausgestattet, insbesondere wenn anglo-amerikanische Investoren involviert sind, damit dieser Investor wie Beiratsmitglied eine gewisse Kontrolle bzw. Einflussnahme gen die Geschäftsführung des Startups handhaben kann.

Es wird dann in dieser Regel in den Beteiligungsverträgen mit dem Investor vereinbart, wie viele Mitglieder dieser Beirat oder Aufsichtsrat nach sich ziehen soll und wer welche Mitglieder schicken, folglich benennen darf.

BEISPIEL EINER KLAUSEL:

»Bei dieser Gesellschaft wird solange bis zum [DATUM] ein aus drei Mitgliedern zusammengesetzter Beirat mit Möbeln ausgestattet, dieser die Geschäftsführung gemeinsam nachdenken und beaufsichtigen soll. Jeweils ein Mitglied des Beirats wird von den Gründungsgesellschaftern und den Investoren bestellt und absetzen. Ein weiteres Mitglied wird von dem Gründer-Beiratsmitglied und dem Investoren-Beiratsmitglied einvernehmlich bestellt und absetzen.«

Es kann für jedes Startups, die die Rechtsform einer GmbH oder Unternehmergesellschaft gewählt nach sich ziehen, im Gegensatz dazu durchaus sinnvoll sein, verschmelzen Beirat genauso ohne die Forderung von einem Investor ohne Zwang einzurichten. Ein Beirat kann aufgrund dieser Erfahrung dieser Beiratsmitglieder in dieser Regel im Kontext den Challenges für jedes Startups, namentlich Wachstumsthemen, Produktentwicklung, Finanzierung/ Liquidität, Teambuilding, Planung und Controlling, unterstützen.

Beiratsgröße und Anforderungen an die Beiräte

Wie im Kontext etablierten Unternehmen, ist genauso im Kontext Startups die richtige Größe und vertretende Kompetenz eines Beirats von entscheidender Bedeutung. In dieser Praxis hat sich ein dreiköpfiges Beiratsteam in den meisten Startups gefestigt, um die richtige Balance zwischen Vielfalt, Aufwand und Effizienz zu finden. Vierköpfige Beiräte sind aufgrund dieser Abstimmungsverhältnisse meist nicht sinnvoll, es sei denn, Abstimmungsregeln werden zusätzlich modifiziert. Falls drei Beiräte nicht ausreichen, kann ein fünfköpfiger Beirat gewählt werden. Die Position des Beirats wird in dieser Regel privat umgesetzt und ist nicht übertragbar. X-fach die Erlaubnis haben sich die Beiräte genauso nur untereinander vertreten. 

Der Beirat sollte die Vielfalt dieser verschiedenen Wissensdomänen idealerweise gut herunternehmen. In Ergänzung zum eigenen wissenschaftlichen Know-how und dem Fachwissen des Investors, sollte es noch durch weitere gestandene Experten komplettiert werden, wie zum Beispiel etablierte Unternehmer, Marktexperten, Vertriebsexperten, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

BEISPIEL

Wenn Sie aus dieser Universität oder einem Forschungsinstitut ausgründen, können Sie dominant, den vormals betreuenden Professor oder den Abteilungsleiter des Fachbereichs des Forschungsinstituts für jedes den Beirat zu profitieren.

Auch dasjenige Netzwerk und darüber dieser Zugang zu weiteren Finanzierungen, Märkten und Technologien sollten ein Kriterium zur Wahl dieser Beiräte sein. Wenn Ihre Beiräte größtenteils gen Vergütungen und Reisegeld verzichten und sich immer am Sitz dieser Gesellschaft und nicht an Flughäfen bzw. Bahnhöfen treffen wollen, ist dasjenige ein Zeichen für jedes verschmelzen inhaltlich getriebenen Beirat. Den Beiräten muss im Gegensatz dazu genauso intellektuell sein, dass in Krisensituationen dieser aufzuwendende Zeitaufwand offensichtlich steigen kann.

Die klassischen Anforderungen an Beiräte und Beiratsarbeit in etablierten Unternehmen wie etwa Kontrolle, Compliance und Corporate Governance sind im Kontext dieser Entwicklung eines Startups in dieser Regel nicht die vorrangigen und wichtigsten Themen. Es geht am Anfang mehr um Beratung und Hilfe im Kontext dieser Strategie- und Geschäftsentwicklung, optimal ergänzt durch dasjenige Netzwerk des Beirats im Kontext Kunden, Meinungsbildnern, Lieferanten und Investoren.

Die Beiräte stillstehen dann dem Startup mit ihrem akademischen oder industriellen Wissen oder ihren Marktkenntnissen mit strategischer und operativer Beratung zur Seite und können damit die Gründerkompetenzen ergänzen und nützliche Impulse verschenken. Des Weiteren können Beiräte beim Recruiting helfen und Kontakte aus ihrem Netzwerk – z.B. zu Investoren, Zulieferern, Kooperationspartnern, Kunden – vermitteln und Türen öffnen, sowie dasjenige Image des Startups steigern und im Kontext Problemen im Gesellschafterkreis- oder Management wie Mediator oder Coach fungieren. 

Zeitaufwand dieser Einrichtung eines Beirats und dieser Beiratsbeziehungen 

Es ist wichtig zu bedenken, dass die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines Beirats für jedes dasjenige Startup und die Gründer stets mit bürokratischem und finanziellem Aufwand verbunden ist. Eine erfolgreiche Beiratsbeziehung erfordert eine kontinuierliche und aktive Zusammenarbeit zwischen dem Startup und dem Beirat. Neben den formellen Beiratssitzungen sollte sich genauso ein informeller Austausch für jedes wichtige kurzfristig zu klärende Fragen etabliert werden.  

Viele Gründer verspüren den Aufwand dieser Vorbereitung von Beiratssitzungen und den gelegentlich fehlenden Detailkenntnissen dieser Beiräte in Kombination mit ungefragten Ratschlägen wie störend.

Dennoch bringt alleinig die Tatsache, dass dieser Status des Startups zwei- solange bis viermal im Jahr formuliert und präsentiert werden muss, Vorteile mit sich. Die kritische Begleitung durch den eigenen Beirat kann weitaus effektiver sein wie Kommentare von externen Quellen. Die Beiratsarbeit ist in frühen Startups in dieser Regel nicht so zeitaufwendig, wird in späteren Phasen im Gegensatz dazu vielmals von den Beiräten unterschätzt.

Die persönliche Vorbereitung dieser Sitzungsteilnahme, die Sitzungsteilnahme selbst, die Nachbereitung dieser Sitzungsteilnahme, zwischenzeitliche Verfügbarkeit und Kommunikation mit dem Gremiumskollegen, Fortbildung und außerordentliche Meetings in Krisensituationen, beanspruchen wertvolle Zeit.

In Familienunternehmen kann nachher Schätzungen von Experten eine Beiratstätigkeit zwischen 40 und 60 Manntage in Anspruch nehmen. 

Vergütung/Incentivierung

X-fach wird in den ersten Jahren, wenn noch keine nennenswerten Umsätze im Startup erzielt werden, »nur« eine Aufwandsentschädigung von den Experten im Beirat verlangt, welches sich im Kontext hochwertigen Beratern zweifellos lohnt.

Dabei empfiehlt es sich, zumindest im Kontext irgendwas etablierteren Startups oder wenn eine Finanzierungsrunde verriegelt wurde, zumindest ein sogenanntes Sitzungsgeld (z.B. € 500 solange bis € 1.000 pro Beiratssitzung pro Person) wie Aufwandsentschädigung den Beiratsmitgliedern zu zahlen. Ab dieser Series B gibt es dann vielmals im Kontext hochkarätigen Beiräten ein Tagessatz von € 2.000 solange bis € 3.000 (oder ca. € 10,000 solange bis € 20.000 pro Jahr pro Person) sowie ggf. virtuelle Mitarbeiterbeteiligungen von unter 1 %. Ein rein beratender Beirat erhält tendenziell weniger wie ein bestimmender Beirat. Zudem entspricht die höhere Arbeitsbelastung des Beiratsvorsitzenden in dieser Regel genauso einer höheren Vergütung.

Es ist jedoch in dieser Regel selten sinnvoll, Beratung gegen echte Gesellschaftsanteile einzutauschen, welches genauso für jedes die Vergütung von Beiratsmitgliedern gilt. 

In dieser Regel ist eine Beteiligung mit echten Geschäftsanteilen am Startup zu teuer erkauft und steuerlich genauso mit großen Risiken verbunden. Geringe echte Beteiligungen von ein paar Prozent sollte immer sorgfältig abgewogen werden, um später nicht mit einer übermäßigen Anzahl von Gesellschaftern und Abstimmungsproblemen konfrontiert zu werden. 

Wichtig ist genauso zu wissen, dass -wenn ein Beirat zunächst zur Hand war- dasjenige Startup ohne Aufwandsentschädigung oder Sitzungsgeld zu unterstützen, vielmals später dann, wenn dasjenige Startup triumphierend skaliert wird, doch Forderungen gestellt werden, echte oder virtuelle Geschäftsanteile an dem Startup zu kommen. Da hat man wie Startups dann eine offensichtlich bessere Verhandlungsposition, wenn die Beiratstätigkeit nicht völlig ohne Gegenleistung durchgeführt wurde, sondern zumindest ein Sitzungsgeld gezahlt wurde. 

Hinweis: Motivation des Beirats

Beherrschend Sie sich immer, welche Motivation ein Beirat hat. Will dieser Beirat mit dieser Tätigkeit Geld verdienen, ist er zur Hand, Ihnen kostenlos völlig edel weiterzuhelfen, oder erwartet er zumindest eine Aufwandsentschädigung, echte oder virtuelle Geschäftsanteile oder eine eigene Investmentmöglichkeit? Erhofft er sich Ansehen wie Impresario von Startups, will er wie innovativer Unternehmer wahrgenommen werden, möchte er vertrauliche Informationen und Markt-Insights erhalten, oder von dieser Dynamik und Kreativität eines Startups lernen? Natürlich kann es eine Kombination aus mehreren dieser Gründe sein. Das Zielsystem des Beirats zu Kontakt haben, ist wichtig, weil niemand irgendwas ohne verschmelzen Grund macht, und nur, wenn Sie sein Zielsystem Kontakt haben, können Sie ihn richtig einschätzen und motivieren.

Tipps zur Ausgestaltung von Beiratssitzungen

Um Beiratssitzungen effizient zu gestalten, sollten manche Punkte eingehalten werden:

• Es sollte die Entwicklung seit dieser Zeit dieser letzten Beiratssitzung präsentiert werden und eine Agenda zu den wichtigsten Punkten mit Priorisierung zur Vorbereitung versandt werden. Auch Zahlen, Daten und Fakten sollten griffbereit vorliegen.
• Die Agenda/TOPs sollte nicht erst um 23.00 Uhr am Vortag verschickt werden.
• Transparenz und Vertrauen sind in dieser Zusammenarbeit mit dem Beirat sehr wichtig, von dort sollte kein falsches zu positives Bild des Startups dem Beirat gegensätzlich dargestellt werden. Intransparente asymmetrische Informationsverteilung kann ein Vertrauensproblem hervorrufen. Herausforderungen/Probleme sollten in dieser Regel nicht verschwiegen werden. Wenn die Gründer denken, nicht ungeschützt gegensätzlich dem Beirat sein zu können, ist dieser Beirat sicherlich nicht richtig besetzt.
• Die Gründer sollten rege zuhören, Ratschläge ernsthaft nehmen und die Beiräte im Kontext Fragen nicht unterbrechen und nicht in eine Verteidigungsposition geraten.
• Ein Sitzungsgeld kann Beiräte motivieren nicht jedes Treffen abzusagen. Des Weiteren sind die Entgegennahme angemessener Reisekosten für jedes auswärtige Beiräte und Auslagenerstattung zumindest anzubieten.
• Der Reportingteil (z.B. Mitarbeiter, Cash, Runway, Low- und High-Lights etc) sollte nicht zu weit sein und es sollte sich mehr zu inhaltlichen Themen ausgetauscht werden, wenn sich die Expertise genauso im Beirat befindet.
• Je nachher Zusammensetzung des Beirats kann es sich lohnen vielmehr Vorort-Termine zu zeugen, wenn dies aufgrund dieser örtlichen Zusammensetzung des Beirates nicht dazu führt, dass die Beiräte die Termine immer absagen.
• Beiratstermine rund um ein Event legen ist genauso sinnvoll, da man den Beirat nachher einer Beiratssitzung im Kontext einem Sommerfest oder einem Teamevent vielleicht noch einmal näher und andersartig kennenlernen kann.
• Die Gründer sollten genauso an dieser Beiratssitzung teilnehmen, damit die Wissensträger aus dem Startup gleich angesprochen werden können. Sie zu tun sein in dieser Regel im Gegensatz dazu nicht die ganze Beiratssitzung hier sein oder können im Kontext Abstimmung die Sitzung verlassen.
• Eine quartalsweise solange bis halbjährige Beiratssitzung nach sich ziehen sich (external von Krisenzeiten) meiner Meinung nachher wie Turnus für jedes die Sitzungen in dieser Praxis gefestigt.
• Die Erstellung des Entwurfes des Protokolls dieser Beiratssitzung sollte ggf. genauso von den Gründern angeboten werden.

Jenseits den Autor
Jan Schnedler ist Autor des Buches Startup-Recht. Rechtsanwalt Schnedler liefert in seinem Werk nicht nur verschmelzen umfassenden Syllabus in Sachen juristischen Aspekte rund um Startups aller Art, nein, er schriebt dies was auch immer genauso noch in lesbarer Form zusammen. Nach dieser Lektüre sollten Gründer in dieser Lage sein, informiert Entscheidungen zu treffen, Fehler zu vermeiden oder zumindest zu korrigieren. Die Bandbreite reicht hier von Gesellschaftsformen gut Logofindung solange bis zum Thema Investoren-Verträge.

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Foto (oben): Shutterstock

Source: deutsche-startups.de